Neues aus dem Datenschutz
Archivierung von E-Mails für Freiberufler*innen
von Conny Dollbaum-Paulsen
Wer bisher dachte, eine ausgedruckte Rechnung, ob als eigene Honorarrechnung oder als Rechnung von Geschäftspartner*innen, würde ausreichen, liegt falsch.
Die neuen Archivierungpflichten, festgehalten in den Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), haben auch Einfluss auf den Mailverkehr kleiner Unternehmen und Freiberufler*innen.
Zukünftig und ab sofort, müssen alle E-Mails, die mit Verkauf, Bestellung und Abwicklung von Geschäften zu tun haben, aussbewahrt werden. Und zwar so lange, wie die anderen Unterlagen auch, also 10 Jahre.
Tatsächlich reicht es aber nicht mehr aus, die Originalmails im Archiv des Mailprogramm aufzubewahren. Denn zusätzlich muss sichergestellt werden, dass jede Änderung, die am Dokument vorgenommen wird, dokumentiert wird.
Dazu gibt es verschiedene Software-Angebote, es lohnt sich, sich zu informieren. Zum Beispiel auf der Seite heilpraktikerrecht.com von Rechtsanwalt Sasse (wobei die allermeisten Bestimmungen für alle Freiberufler*innen in Gesundheitsberufen und im Coaching gelten und die Infos deshalb auch für die Berufsgruppen hilfreich sind).
Wer genauer nachlesen will, was zu tun und was zu lassen ist, kann dies hier tun: https://www.heilpraktikerrecht.com/2018/02/14/e-mail-archivierungspflicht-fuer-heilpraktiker-wie-archiviere-ich-e-mails-rechtssicher/
